Commencez par l’objectif
Réunir les équipes, remercier des clients, célébrer un anniversaire ou présenter une nouvelle étape ne conduit pas au même événement. Décrivez ce que les invités devraient retenir, puis classez vos priorités.
Précisez qui valide les décisions et à quel moment. Un interlocuteur clairement identifié facilite les échanges et évite de construire plusieurs versions du projet en parallèle.
Décrivez les invités et le rythme
Indiquez le nombre de personnes attendu, les profils invités et les horaires envisagés. Distinguez les temps d’arrivée, de prise de parole, de restauration, d’animation et de départ.
Signalez les besoins d’accueil, les langues utiles et les contraintes d’accessibilité connues. Si certaines informations restent à confirmer, indiquez-le plutôt que de les transformer en hypothèses définitives.
Faites le point sur le lieu
Si le lieu est choisi, transmettez les plans, les accès, les équipements disponibles et les horaires autorisés pour l’installation et le démontage. Si vous cherchez encore, décrivez vos critères et votre zone géographique.
L’accès des équipes, le stockage, l’électricité et la circulation des invités influencent les moyens à prévoir. Ces sujets se vérifient avec le lieu et les spécialistes concernés.
Donnez un cadre au budget
Une fourchette et une liste de priorités permettent de travailler sur un dispositif réaliste. Précisez ce qui doit être inclus : lieu, technique, restauration, bar, équipes, transport, décoration ou contenus digitaux.
Le budget sert à arbitrer le projet. Il ne remplace pas l’étude du périmètre ni le devis établi après échange.
Délimitez ce que vous confiez
Indiquez les prestataires et les ressources que vous souhaitez conserver. Listez ensuite les éléments à concevoir, à coordonner ou à exploiter.
AUZÉAU peut accompagner l’événement complet ou intervenir sur certaines briques. Un brief clair permet de relier ces interventions au fonctionnement d’ensemble.